Le diagramme de grantt

La clé de la réussite d’un projet tient en grande partie dans la qualité de sa mise en œuvre. Et pour ce faire, rien de tel qu’une bonne organisation. Lorsque 2 projets similaires sont en concurrence, c’est souvent l’équipe la mieux organisée qui remporte la victoire.

L’origine du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt a été inventé par Henry Gantt en 1910 pour améliorer la productivité des chaines de production. Destiné à l’origine pour organiser des projets simples, le diagramme a été amélioré dans les années 50 pour pouvoir être utilisé sur des projets plus complexes intégrant un nombre de tâches plus important. Aujourd’hui, l’outil a été retravaillé pour s’adapter à tous les types de projets, du plus ambitieux au plus simple. Ainsi, il représente pour les projets innovants, la création d’une entreprise ou les projets de développement d’une activité l’un des outils les plus performants pour identifier et organiser les tâches permettant d’atteindre les objectifs fixés.

Le diagramme de Gantt : définition

Présenté de manière graphique, le diagramme présente chacune des tâches ou activités nécessaires à la réalisation du projet sous la forme de rectangle plus ou moins long selon la durée nécessaire à sa réalisation.

Graphiquement, les tâches (ou rectangles), sont présenté les uns au-dessus des autres de manière ordonnées. Elles sont aussi placées horizontalement pour repérer le moment auquel elles devront être exécutées. Ainsi, on trouve sur la gauche les premières tâches à réaliser et, en se décalant sur la droite les tâches qui seront à accomplir dans la suite du projet. Chaque tâche se verra associer à minima :

• Les ressources nécessaires à son accomplissement (moyens humains interne ou externe, matériels),
• les connexions pour la relier au projet (ne peut être réalisée que lorsque la précédente sera achevée),
• les dates la concernant (début et fin),
• un état d’avancement.

D’autres indications utiles au projet peuvent être ajoutées. Certains outils informatiques permettent de regrouper les taches afin d’avoir une vue d’ensemble ou au contraire une vue détaillée de la phase en cours d’exécution.

Au final, on obtient un outil facile à mettre à jour qui se présente sous la forme d’un graphique à la fois complet, précis, simple d’utilisation et compréhensible par toutes les parties concernées (experts, techniciens, apprenti).

Sa praticité et sa simplicité en font l’un des outils de gestion de projet les plus utilisés par les chefs de projet. C’est aussi un outil privilégié pour les entrepreneurs qui peuvent ainsi organiser le déroulement et l’avancement de leur projet entrepreneurial.

Pourquoi et quand faire un diagramme de Gantt ?

L’intérêt du diagramme de Gantt

Le diagramme, bien connu des écoles d’ingénieurs s’utilise pour de nombreux types de projets. Simple à mettre en œuvre, adaptable selon la complexité du projet et lisible il est devenu un outil majeur pour la gestion de nombreux types de projets.

Un outil utilisable pour tous les projets

La souplesse de l’outil lui permet d’apporter une réelle valeur ajoutée organisationnelle pour chaque type de projet. C’est essentiellement la possibilité de lier des tâches selon de nombreux critères qui lui confère sa souplesse et son intérêt pour des projets de nature très divers : nature de la tâche, date de début et/ou de fin, niveau d’avancement, …

Un outil clair, simple et visuel

La plupart du temps organiser un projet est complexe. L’un des principaux intérêts du diagramme de Gantt est d’organiser le projet au travers d’un visuel simple à comprendre pour l’ensemble des acteurs. Cela en fait un outil incontournable. Une image vaut mille mots, et évite bien des incompréhensions.

C’est un outil qui aide à suivre et à adapter la planification des tâches

Gérer un projet nécessite de planifier un certain nombre d’activités et de prestataires qui dépendent les uns des autres. La plupart du temps des ajustement dus à des dépassements de délais sont nécessaires. Définir une durée pour chaque tâche et fixer une date de fin aide à planifier les interventions mais aussi la durée totale du projet.

Il structure la démarche

Liste l’ensemble des taches à réaliser est un projet important et contraignant. Prendre les éléments les uns après les autres contribue à structurer la pensée et la démarche et à se projeter dans la mise en œuvre du projet. Il insiste le gestionnaire du projet à lister les tâches à accomplir, les classer (indispensables, importantes et secondaires) et les ordonner. 

Il contribue à organiser le projet

La vision que le diagramme apporte permet d’avoir une vue à la fois globale et synthétique ce qui aide à organiser le projet dans son ensemble. Par ailleurs définir le chemin critique contribue à optimiser l’approche en clarifiant au fil du temps ce qui est urgent de ce qu’il l’est moins et en permettant d’adapter la planification des taches en fonction des délais observés et des objectifs à tenir.

C’est un outil d’aide à la décision et au management

Les outils informatiques permettent d’adapter au fil du temps le diagramme de Gantt d’un projet. Lorsqu’il est créé de manière dynamique, il recalcule instantanément les dates et durées de chacune des tâches dès lors que l’une d’elle est modifiée. Ce qui permet de faire des hypothèses et d’évaluer l’impact de tel ou tel retard sur le projet. Cela aide le porteur du projet à prendre les meilleures options possibles et à manager les équipes en tenant compte des contraintes et des objectifs.

Créer un diagramme de Gantt étape par étape

Créer un diagramme de Gant se fait en plusieurs étapes. L’utilisation d’un outil de planification est conseillée, il en existe plusieurs qui disposent de spécificités et de fonctionnalités différentes. Pour les projets les plus simples, il est possible de réaliser son diagramme gratuitement sur Excel ou power point, nous expliquons un peu plus loin comment faire.

Réussite son diagramme passe donc par le suivi d’une méthodologie et l’utilisation d’un logiciel adapté.

1 – Identifier et lister les tâches à réaliser

On ne se lance pas dans un projet sans avoir préalablement fait la liste des matériels et des outils dont nous aurons besoin. Par exemple une fois son projet défini, un bricoleur qui décide de se lancer dans la construction d’un abri de jardin va commencer par lister les éléments dont il aura besoin.

Lancement de nouveau produit, rénovation d’un bâtiment mais aussi création d’entreprise, lancement d’un service innovant, …tous les projets débutent par lister les tâches à accomplir. Les tâches peuvent ensuite être détaillées, classées et hiérarchisées. Cela permet de distinguer les tâches principales des secondaires (sous-tâches ou actions qui leurs seront attachées). L’objectif est d’établir, ordonner et hiérarchiser une liste de taches la plus exhaustive et détaillée possible. Cette liste de tâche servira de base pour établir le diagramme.

On peut indiquer différents types de tâches qui permettront d’identifier et mieux comprendre le projet :

• Résumé du projet : Identification du projet du projet
• Tâche récapitulative : Toute tâche comportant des sous-tâches de niveau inférieur
• Tâche récurrente : tâche ou événement qui se répète régulièrement (p. ex. réunion de situation)
• Tâche fractionnée : Tâche avec pause prévue pour une période de temps donnée
• Tâche ou groupe de tâches : Tâche la plus basse dans la hiérarchie (où le travail est réellement effectué)
• Tâche de fin de module : même à un moment précis

2 – Identifier les éléments nécessaires à la réalisation de chaque tâche

Les tâches peuvent nécessiter des compétences et des savoir-faires de nature très différents. Elles peuvent aussi jouer un rôle plus ou moins important. Une fois la liste de tâches établie, il appartient au chargé de projet d’identifier l’importance de la tâche, d’identifier les ressources permettant sa réalisation en respectant l’objectif fixé (compétences, quantité de travail, pré-requis, qualité d’exécution, délais, …). Les éléments comme la quantité de travail seront spécifiés en unités de production afin d’être compréhensible par l’ensemble des services et partenaires concernés.

3 – Attribuer les ressources pour la réalisation des charges

Une fois l’identification des éléments nécessaires à la réalisation terminée, chaque activité ou sous activité se voit affecter la ou les ressources nécessaires à son exécution. Les outils d’élaboration et suivi de diagramme de Gantt permettent le plus souvent d’affecter les ressources requises sous la forme d’unité de travail ou de pourcentage. Ainsi :

• si un équivalent temps plein est requis pour réaliser une tâche on indiquera un pourcentage de 100% pour les ressources humaines,
• si un mi-temps est requis, on indiquera un pourcentage de 50%,
• et si une équipe de 4 personnes est requise un pourcentage de 400%.

4 – La planification des tâches

Une fois l’attribution des ressources terminées, il faut organiser le projet en datant son point de départ et en ordonnant les tâches par priorité d’exécution. Il faut ensuite planifier les tâches en les qualifiant avec :

• une date de début,
• une durée estimative de réalisation en tenant compte des ressources disponibles,
• une fin, c’est-à-dire les caractéristiques techniques et fonctionnelles qui permettront de déclarer une tâche comme terminée.

Ces éléments seront utilisés pour planifier chacune des tâches et évaluer l’état d’avancement du projet étape par étape. La longueur des barres de tâche du diagramme est proportionnelle la durée de son exécution.

Remarque :

La précision de l’évaluation de la durée nécessaire à l’accomplissement de la tâche est importante. Mieux vaut surévaluer le temps nécessaire plutôt que de le sous-estimer. Une durée d’exécution trop courte peut avoir des conséquences plus compliquées à solutionner que l’inverse.

5 – Le couplage des tâches

Le couplage, élément essentiel du diagramme

Lors de la réalisation d’un projet certaines tâches doivent être réalisées pour pouvoir en faire d’autre. Pour bâtir un abri de jardin, le coulage de la dalle conditionne la fixation de sa structure qui conditionne elle-même l’installation de la toiture.

Tant que la dalle n’est pas faite, on ne peut installer la structure, et tant que la structure n’est pas terminée, on ne peut pas réaliser la toiture. On voit bien dans cet exemple la nécessité d’ordonner les tâches car elles sont interdépendantes.

Le diagramme de Gantt permet de coupler les tâches en indiquant quelles tâches doivent être achevées avant de pouvoir commencer les autres. Cette interconnexion des tâches est prise en considération pour coordonner les éléments et établir le diagramme. Elle apparait sur le graphique grâce à la succession et la planification des barres représentant les différentes tâches.

Certains outils permettent de visualiser les liens entre les tâches sous forme de flèches ce qui facilite la compréhension globale. La force et la pertinence de cet outil tient dans la qualité de ces liens qui servent à coordonner un ensemble d’éléments indépendants en une suite logique et cohérente qu’il est possible de faire évoluer en fonction du projet, mais aussi de l’évolution des circonstances pendant la phase de réalisation. En effet, une fois que les liens ont été indiqués, il est possible de faire évoluer le diagramme en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments l’ensemble du planning se mettra à jour de manière coordonnées grâce au couplage des tâches.

Les différents types de liaison possible

Il existe 4 types de liaisons pouvant lier les tâches les unes aux autres :

• Les liaisons relatives au démarrage d’une tâche :
  • une tâche ne peut démarrer tant qu’une autre tâche n’a pas été achevée,
  • une tâche ne peut démarrer tant qu’une autre tâche n’a pas commencée.
• Les liaisons relatives à la finalisation d’une tâche :
  • Une tâche ne peut s’achever tant qu’une autre tâche n’est pas commencée,
  • Une tâche ne peut s’achever tant qu’une autre tâche n’est pas terminée.

Remarque :

Parfois plusieurs conditions doivent être remplies pour commencer ou terminer une tâche, il faut alors cumuler les liaisons. Ainsi la réalisation d’une tache peut nécessiter que plusieurs autres taches soient achevées et la fin d’une tâche peut entrainer le démarrage de plusieurs autres tâches.

6 – L’incorporation de repères

Un repère s’intègre à un moment clé du projet. Cela indique un point important, une validation, une signature, une commande, un choix ou une étape. Un repère permet de scinder les gros projets en plusieurs phases ou échéances transitoires ou de valider certains points cruciaux.

Les repères ou jalons sont généralement indiqués par des losanges. Le repère n’est pas une tâche, il n’a donc pas de durée, pas contre, il se valide par la réalisation d’un fait (choix, acte, signature, réception, validation, …).

Le suivi du diagramme de Gantt

Si le diagramme de Gantt trouve une certaine utilité dans sa conception, sa lecture et son partage, c’est surtout pendant son suivi qu’il apporte la majeure partie de ses avantages. S’il existe de nombreux logiciels permettant d’établir et suivre un diagramme, tous ne se ressemblent pas et n’offrent pas les mêmes fonctionnalités pour gérer le suivi de votre projet dans le temps. Pour qu’un logiciel vous apporte une pleine satisfaction l’idéal est qu’il dispose de la plupart des fonctionnalités présentées dans la suite de ce paragraphe.

L’indication du chemin critique

Le chemin critique est la succession et la coordination des tâches permettant de réaliser le projet. Il comporte l’enchainement des tâches essentielles et détermine la durée théorique du projet. Un retard qui s’appliquerait sur l’une des tâches du chemin critique modifie la date d’achèvement du projet.

La visualisation de l’avancement des tâches

Certains outils de gestion de projet permettent de suivre l’état d’avancement de chaque tâche en indiquant son pourcentage de réalisation. Il est ainsi possible d’indiquer et de faire évoluer l’avancement de chaque tâche. Cette fonctionnalité n’est utile et complète que lorsque le niveau d’avancement est indiqué sur le diagramme visuel. Cela peut se matérialiser par l’indication du pourcentage d’avancement à côté de chaque tâche, par la couleur des barres de visualisation ou par un niveau de remplissage de la barre correspondant au niveau d’avancement de la tâche. 

Le suivi dynamique du projet (mise à jour des éléments)

Un diagramme est un outil prévisionnel qui se fait pour préparer un projet et par conséquent par anticipation. Il doit donc être mise à jour et réajusté au fil du déroulement des opérations. C’est un outil dynamique. La réalité du terrain étant différente de ce qui est prévu, il est important de pouvoir le modifier pour prendre en considération les modifications de planning (avances et retards), les validations d’étapes, et les aléas du projet (ajout, modification ou suppression d’une tâche). Et ce, sur chacun des éléments qui composent le diagramme (activité, ressources, durée, repères, liens, etc…). Les liens entre les tâches permettent au diagramme de se mettre à jour automatiquement.

Il n’y a qu’à réaliser les modifications pour que le diagramme recalcule le chemin critique, la durée et la date de fin du projet.

Confronter la théorie et le réel

Mesurer le décalage entre ce qui a été prévu et ce qui à été réalisé est essentiel, c’est la base de l’apprentissage et de l’amélioration.

Cela permettra d’améliorer la gestion de nouveaux projets à venir et d’affiner votre perception de votre travail.

Comment créer un diagramme de Gantt gratuitement